L'écran d'accueil de l'AFO est le suivant:
: Pour créer un nouveau budget, choisissez cette option. Consulter la section 243.2.1.
: sélectionnez un budget et cliquez en cette option pour voir/modifier les détails.
:Lorsque vous sélectionnez un budget et choisissez cette option, votre budget disparaît. Il est désormais archivé et ne pourra plus être utilisé à moins de le réactiver.
: Cliquez sur cette option pour imprimer le budget. Les détails qui devraient être saisis ici sont déterminés par la structure des codes budgétaires.
Pour les codes budgétaires structurés par positions (c'est à dire aucun séparateur défini dans l'AFO 272 – Autre paramètre) :
De position et à position : Le système totalise tous les budgets ayant des valeurs uniques dans le groupement des budgets dans les positions De – A (en l'occurrence positions 5 – 10). Les données seront triées sur la base des contenus de ces deux positions.
Vous pouvez utiliser restriction sur (autre partie) pour réduire davantage votre affichage aux budgets contenant les caractères spécifiés dans la partie du budget avant la zone De position ou après la zone à position.
Pour l'exemple ci-dessus, nous souhaitons imprimer les résultats contenant « AK » dans toute position de caractère autre que 5-10 – ces budgets auront leurs totaux résumés dans une ligne pour chaque combinaison unique de caractères 5 à 10.
Lorsqu'un séparateur a été défini pour des budgets partiels dans l'AFO 272 – Autre paramètre, l'écran de saisie sera légèrement différent. Lorsqu'un séparateur est défini, cela signifie que vous avez structuré vos codes de budget pour inclure ce séparateur. Dans l'exemple suivant, un slash (« / ») a été utilisé comme séparateur lors de l'élaboration des codes budget :
Le séparateur est affiché en haut de l'écran de saisie.
De position et à position : Le système totalise tous les budgets ayant des valeurs uniques dans la première partie du budget (avant le premier slash). En utilisant les budgets montrés dans l'exemple, les totaux seront générés comme suit :
Si vous saisissez 1 pour De position et 2 pour
à position, le système générera les totaux pour chaque combinaison unique des parties 1 et 2 des budgets (c'est à dire avant le second slash). Dans ce cas, le système générera les totaux pour :
Attention
Si vous avez saisi deux séparateurs dans l'AFO 272 – Autre paramètre, le système vous invitera ensuite à saisir de position et à position pour le second séparateur (délimiteur).
Après que vous ayez cliqué sur un autre écran de saisie s'affichera :
Restriction sur (autre partie) : vous pouvez soit laisser cette zone vide soit saisir une valeur qui doit apparaître dans les parties de ce budget soit avant soit après de position et à position :
Si vous saisissez 01 par exemple, le système ne totalise que les budgets qui contiennent « 01 » dans le code budget. « 01 » ne doit pas figurer dans la portion du budget spécifié dans de position et à position :
Attention
Cette option n'imprime que les budgets qui sont toujours actifs/opérationnels – les budgets avec un statut « inactif » seront éludés.
: A droite du code du budget et de son libellé, vous pouvez consulter le budget (montant assigné au départ), le solde comptable du budget, la somme engagée et le montant des sélections (si on utilise les fichiers potentiels – voir AFO 217). Avec cette option une première fois, vous obtenez des informations supplémentaires suivantes :
·
- Reports
·
- Montant assigné
·
- Montant facturé
En cliquant une seconde fois sur cette option, vous obtenez l'année comptable de ce budget et l'année d'engagement. Vous obtenez ces mêmes informations, en cliquant sur la ligne du budget.
: Une liste de budget s'affiche. Il s'agit de la liste complète de vos budgets (y compris les budgets archivés). Vos budgets archivés apparaissent avec un point d'exclamation à coté du numéro de la ligne.
: Les options globales permettent des actions spécifiques sur les budgets, comme par exemple, les reports de budgets d'une année vers l'autre. Consulter la section 243.4.
: Pour visualiser les budgets d'une autre année, vous devez cliquez sur ce bouton.
: Pour avoir une vue d'ensemble des fichiers d'information budgétaire importés via l'AFO 278-Import des détails de budget. Voir l'aide de cette AFO pour plus de détails.
Attention
Les codes budgétaires des fichiers importés peuvent correspondre aux codes budgétaires déjà existant dans le système. Les détails budgétaires importés ne sont pas directement reliés aux budgets enregistrés en AFO 243. Il n'y a aucun lien entre eux. L'importation permet simplement d'avoir une vue d'ensemble des opérations financières quelque soit les budgets utilisés. Normalement les codes budgétaires devraient "correspondre".
Cliquez : pour créer un nouveau budget. L'écran de saisie suivant s'affichera:
Dans les trois premières zones vous pouvez introduire code, formulation et usage.
Groupe: un groupe de budgets peut être créé pour permettre une répartition des montants engagés. À ce groupe vous pouvez alors lier d'autres budgets par l'option . Consulter la section 243.3.2.
Type de budget: il peut être standard ou base zéro.
·
Standard – Les budgets standards requièrent des tests sur les montants (pivot et blocage) au moment de la commande.
·
Base zéro – Les budgets base zéro ne requièrent
pas de tests sur les montants (pivot et blocage) au moment de la commande.
Statut: Un budget peut avoir 3 statuts différents:
·
Opérationnel: peut être usagé
·
Bloqué: si on veut maintenir l'argent pour quelque raison, le budget peut être bloqué
·
Non utilisé : le budget ne sera plus utilisé cette année ou pas du tout.
Année comptable et Année engagements: choisissez l'année correcte dans la liste déroulante.
Début période d'activation/Fin période d'activation : les valeurs par défaut sont le début et la fin de l'exercice budgétaire. Ces deux champs font partie de la "période d'activation" du budget. Les valeurs introduites doivent faire partie de l'exercice budgétaire, mais peuvent représenter une partie de cette période.
Montant pivot: Le montant pivot permet d'avoir un contrôle sur le montant de budget restant. Si un montant est spécifié ici, une alerte apparaîtra dés que le montant des commandes dépassera le montant pivot.
Exemple :
Il reste 200 euros à dépenser sur la budget.
Vous avez paramétré sur ce budget un montant pivot de 50 euros.
Une commande est passée d'un montant de 175 euros.
Le système enverra une alerte même si il reste assez de budget car le montant de la commande dépasse le montant pivot.
Montant de blocage: Si un montant est spécifié ici, la commande sera refusée si elle dépasse ce montant. Cette somme peut-être négative, afin de prendre en compte la possibilité qu'une partie des commandes ne soient pas honorées.
Les montants pivots et de blocage peuvent être spécifiés en pourcentage du budget alloué. Ils peuvent être négatifs aussi afin de tenir compte des dépassements de budget.
Régénérer automatiquement a la clôture budgétaire – Indicateur pour spécifier si le budget doit être régénéré automatiquement pour le nouvel exercice budgétaire au moment de la clôture budgétaire.
Report engagements – Indicateur pour le report des engagements (non clôturés).
Report montant disponible – Indicateur pour le report des montants disponibles.
Après avoir ajouté un budget l'écran sommaire avec l'information de budget s'affichera:
No: numéro de la ligne.
Budget: le code du budget.
Formulation: la formulation du budget.
Budget: Affiche la somme restant sur une fois les factures payées sur les crédits alloués en début d'exercice budgétaire.
Engagé: Le montant des engagements en cours pour le budget.
Sélections: Le montant des commandes dans les fichiers potentiels.
Solde: La somme restant à dépenser sur ce budget..(le solde intègre les « sélections »)
Après le choix de l'option vous obtenez les informations suivantes :
report: Affiche les budgets transférés de l'année précédente.
Crédit : Le montant assigné au budget.
Payé: Le montant des commandes facturées et payées du budget..
Si vous cliquez à nouveau sur l'option vous obtenez les informations suivantes :
An.compt.: L'année comptable en cours.
Ann.engag.: L'année des engagements en cours.
: sélectionnez un budget et cliquez en cette option pour voir/modifier les détails. Vous obtenez ces mêmes informations, en cliquant sur la ligne du budget:
Vous pouvez modifier le montant de votre budget en assignant un budget. Consulter la section243.3.1.
: sélectionnez une ligne et cliquez sur cette option pour modifier les données générales du budget.
Vous pouvez cliquer sur n'importe quelle ligne d'information, un écran de saisie général s'affichera pour modifier les données.
: le système vous affiche la procédure d'impression habituelle
: zone de texte libre. Après la sélection de cette option, un écran de saisie s'affichera. Vous pouvez créer de multiples notes.
: Ce bouton est actif seulement dans le cas où on utilise les groupes de budget. Consulter la section 243.3.2.
: Ce bouton est actif seulement dans le cas où on utilise les groupes de budget. Consulter la section 243.3.2.
: Avec cette option vous pouvez voir quelles restrictions s'appliquent à ce budget (optionnel). Consulter l'aide de l'AFO 277 – Listes d'acquisitions – Listes de budget par localisation pour plus de détails.
Attention
Ces options s'appliquent à un budget. Certaines de ces options peuvent également être appliquées à tous les budgets en même temps (consultez l'information à ‘Options globales' en section 243.4).
Vous pouvez modifier le montant de votre budget en assignant un budget.
Pour cela, cliquez sur la ligne de votre budget à partir de l'écran d'accueil et sélectionnez la ligne ‘transaction comptables' (ligne 16) ou ‘transactions engagement' (ligne 17).
·
(16) Transactions (comptables): Introduisez le montant à ajouter ici. Cette somme s'ajoutera au crédit de votre budget.
·
(17) Transactions (engagement): Pour mettre de côté un montant spécifique, par exemple un achat exceptionnel de livres d'artistes, ou les abonnements aux périodiques. Cette somme s'ajoute aux engagements.
Cliquez pour introduire une nouvelle attribution budgétaire.
Type: vous avez un choix de:
·
: Pour réaffecter une somme d'une année antérieure qui n'a pas été encore dépensée. .Quand il a été déjà utilisé, il sera toujours possible de le faire manuellement par la suite.
·
: Cette option peut-être utilisée dans le cas d'une donation par exemple.
·
: Pour introduire un crédit supplémentaire au budget.
Montant: Indiquez ici le montant de la nouvelle assignation et le pourquoi vous souhaitez ajouter ce montant.
Explication: Une brève explication, obligatoire.
aussi engagement(s): Entrez N (pour non) ici, dans le cas de figure normal. Entrez O (pour oui) et aucune commande ne pourra être faite sur cette somme.
La somme indiquée sera rajoutée au solde du budget.
Les groupes de budgets peuvent être employés pour répartir des coûts sur plusieurs budgets automatiquement.
Un exemple : si le groupe de budgets XXX se compose du budget A (50%) et B (50%), une commande d'un coût de 100 génèrera un coût de 50 sur le budget A et 50 sur le budget B.
Un autre exemple : si le groupe de budgets XXX se compose du budget A (70%) et B
(30%), une commande d'un coût de 200 génèrera un coût de 140 sur le budget A et 60 sur le budget B.
Si le groupe de budgets est "opérationnel", aucune modification n'est autorisée.
·
Liste des Groupes - Si la zone ‘Groupe' est activée, vous aurez accès à l'icône Liste des Groupes. Le système affiche un tableau reprenant une ligne par budget défini dans un groupe de budgets:
: choisissez cette option pour ajouter un budget existant au groupe. Après la sélection de cette option, un écran de saisie s'affichera:
Code budget: doit être un code valide pour le même exercice budgétaire que le groupe de budgets. La date de fin d'activation pour ce budget ne peut être postérieure à la date de fin du groupe. La date de début du budget ne peut être postérieure à la date de début du groupe.
Pourcentage (%):Les pourcentages doivent être des nombres entiers pour chaque budget. Le total des pourcentages attribués doit être égal à 100 avant qu'il soit possible de commander sur ce groupe de budgets.
:sélectionnez un budget et puis cette option pour modifier le pourcentage.
: sélectionnez un budget et puis cette option pour enlever le budget de la liste
Note
Si le groupe de budgets est "opérationnel", aucune modification n'est autorisée. « Actif » signifie que vous avez déjà assigné ce groupe budget aux commandes dans l'année d'engagement du budget en cours.
. Le même message d'avertissement s'affichera si vous n'avez pas la permission de mettre à jour les groupes budget (comme définit dans l'AFO 611 – Gestion des restrictions – Acquisitions).
·
- Si la zone ‘Groupe' est activée, vous aurez accès à l'icône Statut technique.
Sélectionnez cette option pour afficher un message avec date de création, nom du créateur, prêt pour utilisation et statut actif du groupe:
Les options globales permettent des actions spécifiques sur les budgets, comme par exemple, les reports de budgets d'une année vers l'autre. Les actions référencées sur ce menu seront effectuées pour l'année qui apparaît à gauche.
Toutes ces actions ne doivent pas être forcément effectuées ; Dans le cas où vos budgets repartent à 0Є chaque année, les reports des soldes et des engagements (ou des deux) sont inutiles.
·
La procédure de fin d'exercice doit autoriser le report des sommes non employées et le report des engagements non apurés sur un budget.
·
La procédure de fin d'exercice doit autoriser pour l'exercice budgétaire la création du budget sur base de l'exercice précédent (c'est-à-dire la création automatique du budget / reports). Les dates de début et de fin d'activation des nouveaux budgets seront fixées aux valeurs par défaut du nouvel exercice budgétaire.
·
Le traitement de clôture budgétaire doit être basé sur des codes valides de l'exercice budgétaire
Avant la date de fin d'année
1, En AFO 276 – Contrôle clôture budgétaire, rentrer le code de l'exercice suivant et les dates de début et fin, si elles ne s'y trouvent pas.
Etape 2 peut être faite soit avant la fin de l'année soit à la date de fin d'année.
2. En AFO 243 – Options globales – exécuter l'option 1 (Etablir nouveaux budget)
A la date de fin d'année
3. En AFO 243 – Options globales – exécuter les tâches requises, selon les caractéristiques de votre bibliothèque. (voir section 243.4.1).
4. En AFO 272 – Format du numéro de commande – Changez la structure du numéro de commande (si nécessaire) pour refléter le début de la nouvelle année fiscale (par exemple si le préfixe du numéro de commande est l'année d'exercice).
5. En AFO 272 – Autres paramètres – Exercice budgétaire par défaut affiché dans les budgets – Changer l'année d'exercice à afficher par défaut. En AFO 243 s'afficheront par défaut les budgets de l'année rentrée ici.
6. Une fois l'exercice clôt (c'est-à-dire que la date de début de l'exercice suivant est effective) retournez en AFO 276 et utilisez l'icône « Année en cours » pour faire passer l'année d'exercice dustatut «Suivant» au statut « En cours ». L'icône « Année en cours » se désactivera une fois cette opération faite. Créez un nouveau code d'année d'exercice pour l'année suivante.
7. En AFO 243 – Options globales – Option Adapter montant pivot et/ou montant de blocage.
Après la sélection de cette option, un écran sommaire s'affichera:
: choisissez une ligne et puis cette option pour exécuter la fonction choisie.
1.
Etablir nouveaux budgets
Cette option initialise les budgets pour l'année visualisée + 1, càd que les budgets pour l'année visualisée sont également créés pour l'année visualisée + 1 (situation des engagements, situation comptable et solde) et remis à 0. Après la sélection de cette option, un écran de saisie s'affichera.
Quand le programme demande "Action sur tous les budgets", "Décider par budget" ou "Tous les budgets opérationnels avec l'indicateur 'report engagement' est actif", sélectionnez ce qui est approprié.
Attention!
Tous les budgets avec le statut « non utilisé » ne seront pas copiés. Si vous activez cette option et que par la suite vous vous apercevez qu'il y a un budget qui devrait être « opérationnel » dans la nouvelle année budgétaire, vous devrez remettre ce budget en statut « opérationnel » dans l'année précédente, puis relancer ce traitement.
Après avoir effectué votre choix un écran d'information s'affichera. L'année pour laquelle seront crée les budgets (année en cours +1). Une liste des budgets non utilisé de l'année en cours s'affichera.
2.
Report totalité soldes comptables
La totalité des soldes comptables sont transférés aux budgets récemment crées. Quand vous sélectionnez cette option, un écran de saisie sera affiché (voir ci-dessus). Dans l'écran d'information vous pouvez sélectionnez l'option qui vous convient. Un écran d'information sera alors affiché avec la nouvelle année suivi par la liste des budgets qui n'étaient pas utilisés ou définis dans l'année en cours.
Note:
Cette option permet le transfert des soldes comptables sur les crédits de l'année visualisée + 1.
3.
Reports engagements
Les montants des engagements budgétaire sont transférés aux budgets récemment créés. Quand vous sélectionnez cette option un écran de saisie sera d'abord affiché, suivi par un écran d'information pour l'exercice budgétaire suivant
Quand le programme demande "Action sur tous les budgets", "Décider par budget" ou "Tous les budgets opérationnels avec l'indicateur 'report engagement' est actif", sélectionnez l'option appropriée. Après quoi, le système passe à l'écran “démarrer activité” standard.
Attention:
Les montants sélectionnés sont transférés dans le prochain exercice budgétaire avec les montants engagés.
4.
Reports similaires engag. et soldes compt.
Les montants des engagements budgétaire sont transférés aux budgets récemment crées et ajouter au solde comptable. Quand vous sélectionnez cette option un écran de saisie apparaît suivi d'un écran d'information sur la nouvelle année. Sur l'écran de saisie vous choisissez l'option qui vous convient. Le système affichera l'écran « démarrer activité » standard.
Attention:
Les montants sélectionnés sont transférés dans le prochain exercice budgétaire avec les montants engagés.
5.
Changement d'année comptable
Après la sélection de cette option, un écran de saisie s'affichera.
Quand le programme demande "Action sur tous les budgets" ou "Décider par budget, sélectionnez l'option appropriée. Puis un écran sommaire s'affichera avec l'information de la nouvelle année.
Une fois l'année comptable changée, les factures payées sur ce budget seront imputées aux soldes de la nouvelle année comptable.
6.
Changement d'année des engagements
Après la sélection de cette option, un écran de saisie s'affichera.
Quand le programme demande "Action sur tous les budgets" ou "Décider par budget, sélectionnez l'option appropriée.. Puis un écran sommaire s'affichera avec l'information de la nouvelle année.
Une fois l'année d'engagement changée, les nouvelles commandes passées sur ce budget seront engagées sur le nouveau budget.
7.
Adapter montants pivot
Dans les parties 7 et 8 de la clôture budgétaire, vous devez introduire des pourcentages pour les montants de blocage et de pivot. Précédemment ces pourcentages étaient traduits en montants avant d'être mémorisés dans le fichier budget. Depuis que le programme accepte les pourcentages, les points 7 et 8 reprendront les pourcentages (tels que vous les avez introduits) dans les enregistrements du budget.
Attention:
Cette action peut-être exécutée à n'importe qu'elle moment pendant l'année d'exercice.
8.
Adapter montants de blocage
Dans les parties 7 et 8 de la clôture budgétaire, vous devez introduire des pourcentages pour les montants de blocage et de pivot. Précédemment ces pourcentages étaient traduits en montants avant d'être mémorisés dans le fichier budget. Depuis que le programme accepte les pourcentages, les points 7 et 8 reprendront les pourcentages (tels que vous les avez introduits) dans les enregistrements du budget.
Attention:
Cette action peut-être exécutée à n'importe qu'elle moment pendant l'année d'exercice.
Remarques:
Les enregistrements de groupes de budgets nécessitent comme les budgets une clôture budgétaire. Ces enregistrements ne représentent pas une valeur monétaire.
Les enregistrements Groupes de budgets seront reportés pendant le processus de clôture budgétaire (c'est-à-dire qu'un nouvel enregistrement sera créé pour l'année budgétaire si "l'indicateur
régénérer" est coché
ou si le groupe de
budgets est sélectionné manuellement). Si
un budget individuel
faisant partie d'un
groupe de budgets n'est pas indiqué comme devant être régénéré à la clôture budgétaire, ce budget sera supprimé du groupe et "l'indicateur de groupe" sera remis à zéro. Après la fin de la première partie de clôture budgétaire (générer nouveaux budgets) le nouveau groupe de budgets verra son statut passer à "non utilisé". Tant que ce groupe de budgets n'est pas associé à une commande nouvelle/existante, l'utilisateur est en mesure de modifier les pourcentages.
Dans la troisième partie de la clôture budgétaire (report des engagements), si le code du budget pointe vers un groupe de budgets, "l'indicateur de groupe" doit être à 1 ou le transfert ne sera pas effectué.
·
Document control - Change History
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Version |
Date |
Change description |
Author |
|
1.0 |
June 2008 |
creation |
|
|
2.0 |
May 2009 |
more info on budget groups; more info on setting accounting and commitment year; more info on printing |
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